Como Escrever E-mails como um CEO

Você quer aprender a escrever e-mails de uma forma direta e eficaz? Como designer freelancer ou criativo empreendedor, nós sempre precisamos nos comunicar melhor.

1. Tamanho não é documento

CEO’s são profissionais com uma quantidade gigante de tarefas.

Seja em uma empresa Fortune 500 ou startup, cada segundo conta, e por isto é tão importante saber como escrever e-mails.

Parece uma tarefa básica, mas utilizar técnicas para escrever um e-mail pode ajudar significativamente a sua produtividade.

Quando entrei pela primeira vez no mundo das startups, escrevia e-mails-novela para todos os membros da minha equipe. Isso resultou em grandes correntes de e-mail que na maioria das vezes apenas sugou o tempo que eu e meus colegas tínhamos disponível.

Eu rapidamente aprendi a “filtrar o desnecessário ” e me concentrar em um ou dois pontos-chave que eu estava tentando fazer.

2.  Seja conciso

Passar o seu precioso tempo em discussões via e-mail não é produtivo. Passar tempo no telefone é ainda menos produtivo. Embora eu, pessoalmente, só tenha alguns anos como CEO, o meu conselho de administração e presidência têm mais de 30 anos de experiência em negócios internacionais como líderes executivos ou CEO’s.

Comunicar com eles me ensinou rapidamente a transformar a minha escrita e torná-la ainda mais compacta, às vezes até a um e-mail com apenas uma palavra.

3. Não enrole

Uma maneira infalível para começar é cortar o que eu chamo de enrolação. Quer dizer, vá direto ao ponto.

Exemplo: O que não fazer

Fala José,

Eu só queria enviar este e-mail e comentar sobre uma oportunidade interessante. (Enrolação! Não é necessário me contar que você vai me dizer algo, apenas diga! Não escreva “Fala José”! E-mail não é Skype).
É muito bom conhecê-lo, meu nome é João e sou da Petrobras. (Já nos conhecemos?) Eu passei muito tempo estudando o seu trabalho e realmente acho que nós podemos fazer algum grande negócio juntos. (Enrolação! Ninguém gosta de um enxerido, você está desperdiçando meu tempo a mais de 5 segundos e vou deletar este e-mail).

Nossa empresa é de Brasília e fomos fundados por uma multinacional argentina (enrolação! desculpe, mas não me importa: o que você quer com o meu tempo?) Estamos trabalhando para fazer X. (Finalmente.) Fazemos isto melhor do que o Facebook porque isto, isto e aquilo. (enrolação, pode deixar que eu decido).

Eu sei que um monte de gente vai dizer X, mas, pelo contrário, acreditamos em Y. (enrolação! Como você pode me ajudar ou o que eu posso fazer por você?) Eu adoraria marcar uma conferência com você. (Provavelmente não vai acontecer).

Exemplo de comunicação como um CEO:

José,

Eu gostaria de ajudá-lo a resolver o problema X. Eu faço Y e o Z sugeriu nos conhecermos. Você está livre para conversar esta semana?

Simples. Direto. Conciso. Resolve um problema que eu tenho, e já começou direto ao ponto.

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Há muitos outros exemplos, alguns como a imagem abaixo da minha própria comunicação pessoal, que incluem pouca ou nenhuma palavra mesmo.

Uma maneira útil de praticar e-mails como um CEO é fingir que você têm um limite de caracteres, como no Twitter. Quanto mais você praticar, mais vai afiar suas escolhas de palavras e salvar horas por semana não respondendo e-mails longos.

Para e-mails que exigem uma resposta mais aprofundada, agende uma ligação. Combine uma chamada que já não vai durar mais de 5 a 10 minutos. Se uma ligação precisar mais do que de 5 a 10 minutos, arranje o tempo para se encontrar com a pessoa para um almoço.

Avalie a sua comunicação. Você realmente precisa de uma ligação de 10 minutos ou você pode ajustar seus pontos-chave em algumas anotações concisas? Desafie-se a pensar criticamente e de forma eficiente ao se comunicar via e-mail ou qualquer outra forma de comunicação.

Seja você um CEO que precisa economizar tempo ou um trabalhador desempregado querendo chamar a atenção de um CEO: em pouco tempo você vai ver que a sua taxa de resposta e tempo economizado aumentaram exponencialmente.

Muitas pessoas, incluindo o meu presidente, me sugeriram que isso não significa que o CEO não deva ter discussões criativas longas para resolver problemas complexos em profundidade. Eu concordo completamente. Abrir o diálogo e a mesa redonda nos ajuda a pensar criticamente através de questões difíceis.

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Eu tomei a liberdade para acrescentar alguns e-mails de Steve Jobs neste post para exemplificar mais ainda o que é escrever como um CEO.

Este artigo foi originalmente escrito por Andrew Torba em What I Learned Building.

CEO via Shutterstock.