Seja Claro e Objetivo: Seu Público Agradece!

“No introito deste texto, quero, desde já, deixar claro que nenhum impropério será enunciado; afinal, o fito é dilucidar o assunto.” Quanto tempo você demorou para entender essa sequência de frases? Alguém aí achou o período chique? Seria melhor se eu tivesse substituído o período por “no início deste texto, quero, desde já, deixar claro que nenhuma ofensa será dita; afinal, o objetivo é esclarecer o assunto.”

Acho que há – senão a unanimidade – um consenso grande em dizer que a segunda opção é muito, muito melhor do que a primeira. Você não precisa ser graduado em Letras ou um expert em Língua Portuguesa para concordar comigo que o primeiro período pode estar muito bonito, mas não se entende praticamente nada dele.

A escrita eficaz deve ser assim: simples, bem estruturada e direta. A Língua Portuguesa oferece uma gama sem tamanho de vocábulos que podem ser usadas nas mais diversas situações; no entanto, elas não servirão para absolutamente nada senão transmitirem a mensagem desejada.

Quanto mais objetiva, curta e clara for a sua mensagem, mais bem recebida e apreciada ela será. No entanto, fique atento que não se tratam de condições separadas; elas funcionam somente se estiverem alinhadas.

Escrever pouco não significa ser claro. Escrever bastante não significa passar sua mensagem por completo. Por isso, qualquer mensagem que for concebida para ser escrita, precisa ser lida, relida, analisada, revisada. É um processo que garantirá que seu receptor compreenda sua mensagem.

Algumas dicas podem facilitar esse processo de escrita. Dá uma olhada:

• Defina seu objetivo: se você não sabe pra onde quer ir, qualquer lugar serve, ou seja, saiba exatamente o que você quer informar.
• Escreva a primeira versão: você precisa começar. Faça seu primeiro rascunho. Não se preocupe tanto com detalhes. Simplesmente escreva.
• Revise a primeira versão: se, ao ler sua primeira versão, você verificar que não disse nada com coisa nenhuma, meu amigo, volte duas casas e comece novamente. Se você sentiu firmeza e confiança e constatar que a mensagem está clara, vá para o próximo passo.
• Faça as correções necessárias: agora, é hora de colocar as vírgulas e pontos, trocar as letras erradas e organizar aquele “a gente vamos” que, por ventura, ficou perdido.
• Revise a segunda versão: provavelmente nessa etapa, sua mensagem está mais alinhada e compreensível. Leia novamente e certifique-se de que nada ficou para trás. Faça trocas inteligentes: palavras rebuscadas por sinônimos conhecidos, expressões extensas e zeradas de significados por outras mais curtas e com sentido semelhante.
• Faça a versão final: formate sua mensagem para que fique esteticamente agradável.

Ao seguir esse processo, a possibilidade de sua mensagem não ser compreendida é mínina, quase inexistente. E, quando eu falo de mensagem, refiro-me a qualquer escrita que seja destinada a um receptor.

O e-mail que você manda para o seu cliente não é só um e-mail. Ele fala muito sobre você, sobre como você encara seu negócio e qual a importância que dá para o trabalho. Se você for desleixado, sua escrita e formatação mostrarão isso em algum momento. Sua escrita refletirá também como acontece a comunicação interna da sua empresa e, meu querido, se o seu cliente perceber que você tem dificuldade de comunicar algo, provavelmente ele concluirá que sua empresa é uma bagunça.

Portanto, fique atento. Leia mais, aprenda mais, pense mais: nada é tão urgente que não possa ser analisado com um cuidado maior. Afinal, menos erros significa maior compreensão e, possivelmente, mais credibilidade!

Foto da mão via Shutterstock.