9 Dicas para Melhorar a Gestão na sua Agência Criativa

As informações da sua equipe se perdem? Você anda furando os prazos dos jobs? Confira 9 dicas para melhorar a gestão na sua agência criativa.

Documente todos os processos

Um ponto em comum nas pequenas, médias e grandes agências de publicidade é o grande fluxo de informações que costuma circular entre os departamentos.

Considerando que a integração dos setores é uma característica essencial em empresas criativas, a troca de ideias e informações entre eles é crítica.

Documentar todo o processo que se desenrola na sua empresa criativa é uma boa alternativa para que tais informações não se percam em meio a tanto “vai e vem”, gerando excesso de retrabalho.

A informação é uma matéria-prima da agência criativa. O colaborador leva consigo informações e processos primordiais para que determinado setor funcione corretamente. Nesse caso, quando há a contratação de um novo funcionário a agência fica “no escuro” e novos procedimentos precisam ser refeitos para que ele desempenhe as tarefas normalmente.

E se não documentar acarreta em perda de informações, o excesso de procedimentos desempenhados em uma agência criativa ocasiona em outro fator que também merece atenção: os esquecimentos. Sim, nem todo mundo tem uma “memória de elefante”, capaz de se lembrar de tudo sem o auxílio de um checklist ou um passo a passo.

É melhor um lápis pequeno do que uma memória grande. – Anônimo

Por isso mais do que documentar procedimentos, é fundamental deixá-los em um local de fácil acesso para o colaborador.

E se o objetivo é evitar possíveis transtornos com os clientes, documentar os procedimentos também é um método eficiente para garantir que todas as atividades relacionadas a este cliente fiquem registradas.

Assim a agência criativa fica sempre prevenida ao lidar com esse tipo de situação que, aliás, pode ser evitada, mas nunca impossível de ocorrer, não é?

Treine os colaboradores

Quando se trata de agências criativas, o treinamento é tão importante quanto em qualquer outra empresa. Afinal, aquela história de que para trabalhar em agência só precisa ser criativo é coisa do passado. Seguir procedimentos é fundamental para que o colaborador consiga desenvolver todos os processos com produtividade.

Muitas agências criativas não possuem os recursos necessários para contratar empresas de treinamento, mas é possível introduzir algumas ações para capacitar e desenvolver as habilidades de seus funcionários sem desembolsar altos custos.

Ele pode estar relacionado, por exemplo, a ações comportamentais, técnicas para melhorar a produtividade e engajamento da equipe, metodologias com foco no aprimoramento do relacionamento com os clientes, cursos, entre outros. Nossa equipe produziu um minicurso totalmente gratuito que fornece conceitos básicos para uma organização eficaz de processos internos em empresas criativas. O material pode ser um pontapé inicial para a capacitação eficaz da sua equipe.

O treinamento deve caminhar junto com as constantes mudanças e inovações vividas pelo setor publicitário. Diante disso, o desenvolvimento deve ser contínuo e envolve certificações, cursos livres, palestras com especialistas sobre o assunto, troca de informações com outras empresas e, por fim, a atividades que ilustram a rotina laboral da equipe de forma prática.

Para dar início ao processo de treinamento, elencar os motivos de sua aplicação e quais os resultados que se pretende alcançar é fundamental para ser assertivo nos próximos passos.

Feito isso, aponte quais funcionários serão treinados, quando será aplicado e qual o tipo de treinamento será realizado. Em seguida, especifique quem será o responsável (ou responsáveis) pelo treinamento e avalie se há necessidade de utilizar materiais, recursos ou ferramentas. Ao final desse processo, é primordial avaliar os resultados obtidos e analisar se eles estão de acordo com os objetivos elencados lá no início.

Coloque em prática ações que impulsionem o engajamento dos colaboradores

Mais importante que fornecer o treinamento e a capacitação dos colaboradores, é mantê-los engajados a sempre desempenharem as tarefas com entusiasmo.

Isso se reflete não só na qualidade de vida da equipe, mas também na satisfação do cliente ao perceber que está lidando com profissionais motivados e determinados a entregarem sucesso aos clientes.

Se você vive essa realidade, ponto para sua agência criativa. Mas se a busca por métodos que façam sua equipe de fato, vestir a camisa da agência, as dicas abaixo podem ser bem-vindas.

Estabeleça metas

Se a busca por aprimorar os processos é uma constante na sua agência criativa, traçar metas pode ser a solução que faltava.

As metas são fundamentais para que os colaboradores adquiram um senso de propósito, o que torna a busca por atingir a excelência uma constante em sua rotina laboral. Este cenário tende a aperfeiçoar a maneira com a qual sua equipe enxerga o trabalho, e, consequentemente, agrega melhor desempenho na elaboração de suas atividades.

Você pode usar o Trello ou o Basecamp, por exemplo, para ajudar. Uma ferramenta que conhecemos recentemente é o Milanote, excelente para profissionais criativos que querem um quadro em branco (ou ainda templates bacanas) para fazer a criatividade fluir!

Ofereça recompensas

Oferecer recompensas é uma maneira eficiente de manter um funcionário motivado. Afinal, eles precisam saber que sua dedicação será reconhecida. Se o rendimento de determinado funcionário melhorou, elogie, ofereça incentivos.

Claro que uma remuneração compatível com o mercado já é um bom motivo para gerar satisfação, mas ir além é uma maneira interessante de gerar um incentivo extra para seu empenho.

Comunique-se com sua equipe

A comunicação não deve ser restrita somente ao cliente, pelo contrário. Conversar constantemente com o seu time é a melhor forma de unir forças para aperfeiçoar processos. Lembra que citamos a integração da equipe lá no primeiro parágrafo?

É aqui que ela se faz realmente necessária. Se não há comunicação, a chance de algum colaborador ficar perdido, sem entender o que deve ser feito, é grande. O resultado disso é a frustração ao invés do engajamento.

Você pode usar ferramentas como o Slack para ajudar.

Dê feedbacks frequentes

Por fim, ofereça feedbacks pelo menos uma vez por mês. Esta é a chance para avaliar o que está no caminho certo e o que ainda necessita de melhorias. As palavras de apoio e dicas de melhorias são fundamentais nessa etapa.

Mas é possível ir além, fornecer materiais de apoio, ferramentas bacanas e outros recursos são boas formas de encorajar o colaborador a colocar em prática o que foi dito.

Por exemplo, a Salesforce, empresa mais inovadora do mundo por diversos anos consecutivos no Ranking da Forbes, usa o Trailhead, um site específico para seus clientes treinarem seus próprios colaboradores. A experiência é fantástica e usa até gamificação.

Você pode ter uma base de conhecimento, sistema de gestão da qualidade ISO, por exemplo, para criar o seu próprio centro de treinamento e embarque de novos colaboradores.

Foque na gestão de tempo da equipe

Agências criativas e de publicidade são conhecidas por lidarem com prazos curtos, e, em alguns momentos, até ultrapassam o deadline estipulado pelo cliente.

Isso acontece (dentre vários outros motivos) porque, durante o processo de execução dos jobs, é comum que haja uma interdependência entre departamentos. Por exemplo, se o briefing não foi elaborado com informações pertinentes para que a criação dê o start na tarefa, o desenrolar da tarefa pode ser severamente afetado. Nesse caso, se a atividade não é elaborada dentro do prazo, o atendimento fica de mãos atadas aguardando para apresentar o resultado para o cliente.

Nesse sentido, implantar métodos que impossibilitem esse tipo de situações é garantia de processos executados com maior produtividade. Se o foco é ter uma visão detalhada do tempo que sua equipe emprega em cada etapa de criação de uma peça o  Gráfico de Gantt é uma boa opção.

Além de proporcionar uma distribuição de tarefas mais assertiva, a ferramenta garante mais organização nas atividades, já que possibilita a visualização de cada tarefa em um só lugar. Com o Gráfico de Gantt, a equipe fica ciente de todas as tarefas que estão sendo feitas, e, por fim, gera uma maior organização no fluxo de trabalho.

Mas se o principal desafio da sua agência criativa é lidar com clientes que sempre solicitam alterações urgentes e complexas, o Timesheet é a ferramenta ideal.

Adotado por agências criativas que focam em processos elaborados dentro do prazo exigido, o timesheet é capaz de gerar resultados automáticos em relatórios que apontam a produtividade  da equipe. A ferramenta também analisa como está o andamento do trabalho em tempo real e, assim, fornece uma base maior para definir as estratégias de cada projeto.

Automatize os processos

A automatização de processos recorrentes é, sem dúvidas, a estrela deste artigo. De nada adianta documentar todos os processos, oferecer treinamentos aos colaboradores e melhorar a gestão de tempo se sua equipe ainda consome muito tempo realizando tarefas repetitivas desnecessárias.

O tráfego de fluxo de trabalho, por exemplo, precisa ser extremamente organizado com base em prioridades e prazos. Em muitas agências criativas este processo é feito de forma de planilhas, e-mails e até com folhas impressas.

Mas, como a capacidade humana está sujeita a erros, continuar trabalhando desta forma pode atrapalhar todo o fluxo de trabalho, seja por esquecimentos de determinado job ou pela falta de integração da equipe. A boa notícia é que existem sistemas capazes de integrar e aperfeiçoar as tarefas do setor.

Mas não é só o tráfego que carece de aperfeiçoamento, o setor financeiro também pode sofrer consequências quando não otimizado. Um sistema de gestão permite, dentre outras coisas, o acompanhamento de fluxo de caixa, receitas, despesas e estoque de produtos, além de emissão de notas fiscais e de boletos bancários.

A automatização na comunicação é outro fator que precisa ser observado, já falamos do Timesheet mas, não custa repetir o quanto esta ferramenta pode driblar a correria do dia a dia. Por exemplo, ao sinalizar pelo timesheet a conclusão de uma tarefa, o tráfego recebe, automaticamente, a notificação de que há uma peça para ser aprovada.

Depois de ter anotado todas as dicas para aperfeiçoar os processos diários da sua agência criativa, fica fácil colocá-las em práticas a partir de agora. Não se esqueça de monitorar cada uma delas e fazer ajustes em práticas que não surtirem o resultado desejado.

Não é segredo que a competitividade do mercado não dá espaço para um enorme gasto de tempo com processos simples, que podem muito bem serem automatizadas com um software.

E depois de todas as questões listadas acima, é possível que você tenha se identificado com boa parte delas, certo? Se você quiser bater um papo sobre o assunto, nós podemos te ajudar nessa questão. É só enviar um e-mail para indicando que leu nosso artigo e os pontos os quais gostaria de pontuar: [email protected].